Dat is wat ik regelmatig hoor als eerste reactie van ondernemers wanneer ik ze informeer over payroll. Veel ondernemers hebben een deel van de loonadministratie uitbesteed aan een belastingadviseur, boekhouder of administratiekantoor. De verschillen met payroll zijn hen niet altijd duidelijk. In deze blog leg ik uit wat loonadministratie en payroll inhouden en wat de verschillen zijn. Aan u om te bepalen wat het beste bij u past.
Loonadministratie
Als u één of meer medewerkers in dienst hebt, bent u verplicht om een loonadministratie bij te houden. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Als de loonadministratie is uitbesteed, is het vaak zo geregeld dat de boekhouder zorgt voor de verwerking van een aantal gegevens en aan de ondernemer doorgeeft wat hij moet overmaken aan de medewerker en moet afdragen aan de belastingdienst.
Payroll
Payroll is iets heel anders. Het gaat over het overnemen van risico’s en administratieve rompslomp. De payroll organisatie neemt uw medewerker in dienst en wordt daarmee de juridische werkgever. Nadat u de medewerker bij hen hebt aangemeld, verzorgen zij alles. Zij nemen de risico’s van het werkgeverschap over en verlichten uw administratieve last aanzienlijk door de rompslomp – wat hoort bij het hebben van personeel – over te nemen.
Verschillen payroll en loonadministratie
Hieronder leest u een aantal wezenlijke verschillen tussen payroll en het uitbesteden van de loonadministratie. In individuele gevallen kan het anders zijn, maar doorgaans zijn de verschillen groot.
| Payroll | Boekhouder/administratiekantoor | |
| Loon doorbetalen bij ziekte, uitval of verlof | Overgenomen door payroller | U betaalt loon zelf door |
| Risico van ontslag | Overgenomen door payroller | Het risico blijft bij u |
| Uitbetaling salarissen | Overgenomen door payroller | U betaalt salarissen uit |
| Verzuimbegeleiding medewerker | Overgenomen door payroller | U verzorgt de verzuimbegeleiding |
| Facturen belastingdienst | Overgenomen door payroller | U ontvangt de facturen |
| Facturen pensioenuitvoerder, arbodienst, personeelsverzekeraar | Overgenomen door payroller | U ontvangt de facturen |
| Max. duur tijdelijke contracten | 4 jaar | 2 jaar |
Eén loket
Een ander belangrijk voordeel van payroll is, dat u niet meer op verschillende momenten met meerdere instanties als UWV, belastingdienst, arbodienst, personeelsverzekeraar en pensioenuitvoerder contacten hoeft te onderhouden. Met payroll hebt u één loket. U ontvangt een factuur voor de gewerkte uren en daarmee zijn uw personeelszaken geregeld.
Baas in eigen huis
En bent u daarmee (een deel van) uw autonomie kwijt? Zeker niet! U als ondernemer blijft baas in eigen huis en houdt de regie. U werft zelf de medewerker, voert het arbeidsvoorwaardengesprek en blijft als leidinggevende verantwoordelijk voor de aansturing en coaching op de werkplek. De payroll organisatie bemoeit zich nooit met de operationele zaken.
Conclusie: payroll gaat verder
Ik hoop dat ik met deze uiteenzetting duidelijk heb kunnen maken dat payroll echt iets anders is dan het uitbesteden van de loonadministratie. Het gaat veel verder. Payroll gaat over het overnemen van risico’s en administratieve rompslomp. Over het ontzorgen van de ondernemer.
Wilt u meer tijd om te ondernemen en meer tijd voor uw klanten?
Neem dan contact met ons op. Uiteraard geheel vrijblijvend. Wij zijn er van overtuigd dat wij veel ondernemers echt verder kunnen helpen. Meer tijd om te ondernemen. Meer tijd voor uw klanten.
Flexgenoot. Samen komen we verder!
Flexgenoot is een Zaanse onderneming en richt zich op het ontzorgen van ondernemers op personeelsgebied. Onze backoffice is NEN4400-1 en VCU gecertificeerd, ABU lid en geregistreerd bij de SNA. Kwaliteitskeurmerken die ondernemers en medewerkers zekerheid bieden.
Ralph Hinze | juni 2017 | ralph@flexgenoot.nl